Sinds begin 2025 geldt er een Europese richtlijn op grond waarvan vanaf 1 januari 2030 e-facturering verplicht is bij grensoverschrijdende transacties. Wat kunt u nu al doen om goed voorbereid te zijn en waarom is dat nuttig?
Grensoverschrijdende transacties
Binnen de EU. Vanaf 1 januari 2030 wordt elektronisch factureren (e-facturatie) verplicht voor grensoverschrijdende zakelijke transacties. Dit lijkt nog ver weg, maar het is goed om nu al te zorgen dat u dit ruim op tijd in orde heeft.
België loopt voorop. In België wordt e-facturatie zelfs al vanaf 2026 voor alle b2b-transacties verplicht. Let op. Mogelijk zullen ook in Nederland de regels inzake e-facturatie al voor 2030 veranderen.
Nog niet klaar. Toch blijkt uit recent onderzoek van fintechbedrijf Billogram dat maar 10% van de MKB-bedrijven hier klaar voor is. 46% van de bedrijven stuurt nog steeds pdf-facturen per e-mail en 25% ontvangt zelfs nog papieren facturen.
Wat is e-facturatie?
Geen pdf. Veel bedrijven denken bij e-facturatie aan een pdf in een e-mail. In feite is dit echter niets anders dan een papieren factuur die per e-mail wordt verzonden in plaats van per post. Maar dat is onvoldoende. Let op. Een echte e-factuur is geen pdf!
Een echte e-factuur. Een echte e-factuur is een gestructureerde, machineleesbare factuur die via het PEPPOL-netwerk worden uitgewisseld, bijv. in UBL- of XML-formaat. PEPPOL staat voor Pan-European Public Procurement Online. Dit is een AVG-proof, streng beveiligd netwerk in de Europese Unie. U kunt uw boekhoudprogramma hierop aansluiten.
Koppeling boekhoudsystemen. Het gaat bij e-facturering dus om veel meer dan alleen het digitaliseren van uw facturen. E-facturatie vereist een directe koppeling tussen boekhoudsystemen. Daarmee wordt de kans op fouten en fraude kleiner, wordt de betaaltermijn verkort en worden processen geautomatiseerd. Let op. Een voorwaarde is wel dat uw systemen (en die van uw leveranciers en afnemers) goed zijn ingeregeld.
MKB loopt achter met e-facturatie. Veel bedrijven in het MKB werken nog met losse systemen voor factuurverwerking, betalingen en herinneringen. Veel bedrijven gebruiken zelfs nog Word of Excel om facturen te maken. Dit gebeurt zelfs als het boekhoudprogramma wel de mogelijkheid biedt om facturen op te maken. Dit vergroot de kans op fouten en vertraging bij de betaling.
E-facturatie soms nu al verplicht
Bij sommige opdrachtgevers, zoals de Rijksoverheid, is een e-factuur ook nu al verplicht. Anders dan bij online facturatie, produceert e-facturatie altijd een e-factuur in XML-formaat (UBL-factuur). Het voordeel hiervan is dat het zeer veilig en snel is. Tip. Als u facturen maakt met een boekhoudprogramma, kunt u ook UBL-facturen versturen. Deze zijn makkelijker automatisch te verwerken en worden (daardoor) vaak sneller betaald. Los van de verplichting tot e-facturatie per 1 januari 2030 (of mogelijk eerder) kan het daarom nu al lonen om over te stappen naar e-facturatie.
Wat kunt u (nu al) doen?
- Inventariseer het huidige facturatieproces.
- Overleg met uw boekhouder/accountant en/of softwareleverancier.
- Stap over op een systeem dat e-facturen via PEPPOL kan verzenden en ontvangen.
Los van de verplichting tot e-facturatie per 1 januari 2030 (of mogelijk eerder) kan het nu al lonen om over te stappen naar e-facturatie. Stap in overleg met uw boekhouder/accountant en/of softwareleverancier over op een systeem dat via PEPPOL e-facturen kan verzenden en ontvangen.
Bron: Tips en advies