Teruggaaf buitenlandse btw
Aparte procedure. Doet u als ondernemer zaken in het buitenland, dan krijgt u regelmatig te maken met buitenlandse btw. Denk aan het tankstation langs de snelweg in Duitsland, een hotelrekening in België of gereedschap dat u inkoopt in Polen. Op al deze aankopen brengen buitenlandse leveranciers hun eigen btw in rekening. Die btw kunt u niet verrekenen via uw Nederlandse btw-aangifte, maar u kunt die wel terugvragen via een aparte procedure.
Wie mag dit doen? De teruggaafregeling is bedoeld voor btw-plichtige ondernemers die aankopen doen in een ander EU-land, maar daar zelf geen btw-aangifte doen. U kunt er gebruik van maken als u in Nederland als btw-ondernemer staat geregistreerd. Bent u vrijgesteld van btw, bijv. omdat u uitsluitend vrijgestelde prestaties verricht (zoals een arts of verzekeringsadviseur), dan heeft u helaas geen recht op teruggaaf.
Welke kosten komen in aanmerking?
Niet alle buitenlandse btw kan worden teruggevraagd. De hoofdregel is dat u alleen btw terugkrijgt op kosten die u ook in Nederland zou mogen aftrekken. Denk aan:
-
brandstof- en tolkosten voor zakelijk gebruik;
-
hotelovernachtingen en restaurantkosten die zakelijk zijn (let op: restaurantkosten zijn in sommige landen uitgesloten);
-
zakelijke aankopen van goederen of diensten;
-
kosten voor beurzen en congressen in het buitenland.
Kosten die u ook in Nederland niet kunt aftrekken, zoals een privéreis of een etentje zonder zakelijk karakter, kunnen ook in het buitenland niet worden teruggevraagd.
Hoe werkt de teruggaafprocedure nu?
Op dit moment vraagt u als Nederlandse ondernemer buitenlandse btw terug via een speciale website van de Belastingdienst (Verzoek om teruggaaf van btw uit andere EU-landen – Inloggen). U logt in met aparte inloggegevens die u eerst aanvraagt. De Belastingdienst stuurt uw verzoek vervolgens door naar de belastingdienst van het land waar u de btw heeft betaald. Binnen vier maanden hoort u of u de btw terugkrijgt. Heeft u recht op teruggaaf? Dan staat het bedrag binnen tien werkdagen na die termijn op uw rekening.
Houd de volgende termijnen in de gaten. Het verzoek over een heel kalenderjaar moet u uiterlijk indienen vóór 30 september van het jaar daarna. Wilt u dus de buitenlandse btw over 2025 terugvragen, dan is de deadline 30 september 2026. Mist u deze deadline, dan verspeelt u uw recht op teruggaaf. Daar valt niets meer aan te doen.
Minimumbedragen. Er geldt een drempelbedrag. Vraagt u teruggaaf aan over een heel jaar, dan bedraagt het minimum € 50. Vraagt u een tussentijds verzoek in (bijv. per kwartaal), dan ligt de drempel op € 400. Kom u hier niet boven, dan moet u wachten en het bedrag aan het einde van het jaar meenemen in een jaaraanvraag.
Wat verandert er door het uitstel?
De Belastingdienst werkt aan een nieuw IT-systeem voor de btw. Daardoor zou ook de manier van indienen en het volgen van verzoeken om buitenlandse btw-teruggaaf veranderen. De invoering stond gepland voor het tweede kwartaal van 2026, maar dat blijkt niet haalbaar. Er zijn aanvullende technische werkzaamheden nodig.
Wat betekent dit voor u? Voorlopig verandert er niets. De huidige werkwijze blijft gewoon van kracht totdat de nieuwe procedure wordt ingevoerd. U hoeft nu geen extra stappen te zetten.
Praktische tips
Bewaar uw facturen zorgvuldig. U heeft de originele facturen of ontvangstbewijzen nodig als bewijs voor uw teruggaafverzoek. Sommige landen vragen ook digitale kopieën. Maak er een vaste gewoonte van om buitenlandse bonnetjes en facturen meteen te scannen en apart op te slaan.
Controleer of u voldoet aan de factuureisen. Een buitenlandse leverancier moet een factuur uitreiken die voldoet aan de eisen van zijn eigen land. Ontbreekt er informatie, dan kan de buitenlandse belastingdienst uw verzoek weigeren. Vraag bij twijfel altijd een correcte factuur op naam van uw onderneming op.
Maak per land een apart verzoek. Het systeem werkt per land. Heeft u kosten gemaakt in zowel Duitsland als België, dan dient u voor elk land afzonderlijk een verzoek in via het portaal.
Let op niet-EU-landen. Voor landen buiten de EU, zoals Noorwegen of Zwitserland, gelden andere regels. Teruggaaf is daar soms wel mogelijk, maar via een andere route en onder andere voorwaarden. Informeer hier tijdig naar, zodat u niet voor verrassingen komt te staan.
Deadline voor 2025 op tijd. De deadline voor het terugvragen van buitenlandse btw over 2025 is 30 september 2026. Zet deze datum in uw agenda en verzamel nu alvast alle buitenlandse facturen van het afgelopen jaar. Bent u regelmatig in het buitenland voor uw werk, dan loont het om ook in de tussentijd al een kwartaalverzoek in te dienen: zo krijgt u uw geld sneller terug en houdt u uw administratie overzichtelijk.
De deadline voor het terugvragen van buitenlandse btw over 2025 is 30 september 2026. Verzamel uw buitenlandse facturen over 2025 en dien uw teruggaafverzoek tijdig in. Wacht niet tot het laatste moment.
Bron: Tips en Advies