De Belastingdienst moet van de Tweede Kamer vaker boekenonderzoeken doen. Wij zetten daarom nog eens op een rij welke gegevens u dan moet kunnen overleggen.
Bewaartermijn. Wettelijk is bepaald dat u boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op verzoek aan de inspecteur beschikbaar moet stellen. Ook uw digitale administratie behoort hiertoe. U moet deze gegevens zeven jaar bewaren. Voor onroerend goed geldt een termijn van tien jaar in verband met de herziening van de btw die op kan treden bij deels vrijgesteld gebruik en privégebruik van onroerend goed.
Beter te veel dan te weinig bewaren. Omdat bijna nergens omschreven staat wat u precies moet bewaren, kunt u beter te veel dan te weinig bewaren. Alles wat namelijk van belang kan zijn voor uw belastingheffing, moet u bewaren. Denk bijv. ook aan kladaantekeningen, berichten (sms’jes, e.d.) op uw oude mobiel en kassarollen als de gegevens niet digitaal beschikbaar zijn. Let op. Maak ook goed onderscheid tussen privé en zakelijk. Een ondernemer die geen onderscheid had gemaakt in zakelijke e-mails en privé-e-mails, werd onlangs door de rechter gedwongen ook zijn privé-e-mails in te laten zien.
Conversie. Conversie is het overbrengen van gegevens naar een andere gegevensdrager. U moet dan wel aan de volgende voorwaarden voldoen:
- u zet alle gegevens over;
- u zet de gegevens inhoudelijk juist over;
- de nieuwe gegevensdrager is tijdens de hele bewaartermijn beschikbaar;
- u kunt de geconverteerde gegevens binnen redelijke tijd (re)produceren en leesbaar maken;
- een controle van de geconverteerde gegevens kan binnen redelijke termijn plaatsvinden.
Afspraken maken. U kunt altijd afspraken proberen te maken met de inspecteur over het bewaren en beperken van uw administratie, bijv. tot op welk detailniveau u gegevens moet bewaren of dat u afspreekt dat er voor minder belangrijke zaken een kortere bewaarperiode geldt.
Zorg ervoor dat uw administratie, ook voor zover deze digitaal is, te raadplegen is voor zover deze valt binnen de fiscale bewaartermijn. Download ons overzicht.
Bron: tipsenadvies.nl