Via een personeelsfonds kunt u uw personeel tal van onbelaste extraatjes toeschuiven. In deze tijd van extreme krapte op de arbeidsmarkt een leuke beloningsvorm. Hoe maakt u hier optimaal gebruik van en wat zijn de voorwaarden?

Het mes snijdt aan twee kanten. Goed personeel is erg moeilijk te krijgen. Bovendien worstelen nogal wat werknemers met de gevolgen van de extreem hoge energieprijzen en torenhoge inflatie. Werkgevers willen vaak best meehelpen aan een oplossing, maar niet als de Belastingdienst de lachende derde is. Een personeelsfonds kan dan een oplossing bieden, zolang u de voorwaarden maar goed in de gaten houdt.

Belastingvrije uitkeringen

Samen bijdragen. Onder voorwaarden zijn uitkeringen uit een personeelsfonds belastingvrij. Een van de belangrijkste voorwaarden is dat de werknemers de laatste vijf jaren ten minste evenveel aan het fonds hebben bijgedragen als de werkgever. Als het fonds nog geen vijf jaar bestaat, gaat u uit van de periode vanaf de oprichting. Let op.  Werknemers moeten hun bijdrage aan het personeelsfonds betalen uit hun nettoloon.

Voorbeeld.In een bedrijf met 40 werknemers betaalt iedereen maandelijks € 25 aan het personeelsfonds. In totaal dus € 1.000 per maand. Als de werkgever maximaal € 1.000 per maand inlegt, blijven uitkeringen uit het fonds belastingvrij. Bij overschrijding van het maximum door de werkgever, is de gehele uitkering belast. In dit voorbeeld kan bij de maximuminleg van de werkgever aan het eind van het jaar voor € 24.000 aan uitkeringen worden verstrekt.

Uitkeringen beperkt

De uitkeringen van het personeelsfonds mogen niet worden besteed aan kosten in verband met adoptie, overlijden, ziekte, invaliditeit en bevalling. Houd hier dus rekening mee bij de besteding van de middelen. Is bijv. bekend dat een werknemer vanwege hoge ziektekosten nooit op vakantie kan, dan kan een leuke vakantie wel verstrekt worden, maar niet een deel van de ziektekosten.

Onafhankelijk

Het personeelsfonds moet onafhankelijk zijn van u als werkgever. U mag dus niet alleen de beslissingen nemen. Meestal gebeurt dit via een vereniging of stichting, waarin de werkgever en de werknemers samen zitting hebben. Let op.  Werknemers mogen ook geen recht hebben op een uitkering.

Extra ruimte via werkkostenregeling

Als werkgever kunt u ook, onder eerdergenoemde voorwaarden, de bijdrage van de werknemer geheel of deels vergoeden via de werkkostenregeling. Door de vergoeding, in eerdergenoemd voorbeeld € 300 per werknemer per jaar, onder te brengen in de werkkostenregeling, betalen de werknemers dus niets. Schiet u over de vrije ruimte heen, dan betaalt u 80% belasting. Maar ook dan betaalt u over de totale vergoeding maar 40% belasting, aangezien uw deel van de bijdrage aan het fonds belastingvrij is. Per saldo dus 40% minder dan wanneer u zonder personeelsfonds een uitkering via de werkkostenregeling aan een werknemer zou verstrekken.

Voorbeeld.Het personeelsfonds verstrekt aan een werknemer een tegemoetkoming van € 1.000 voor de gestegen energiekosten. Vergoedt u de bijdrage van de werknemer via de werkkostenregeling, dan kost u dit € 500 + 80% belasting (€ 400) als u geen vrije ruimte meer heeft. Daarnaast betaalt u de werkgeversbijdrage van € 500, in totaal dus € 1.400. Betaalt u de gehele tegemoetkoming via de werkkostenregeling, dan betaalt u € 1.000 + 80% belasting = € 1.800. Via het personeelsfonds bespaart u dus € 1.800 -/- € 1.400 = € 400.

Gebruik een personeelsfonds voor onbelaste extraatjes voor uw werknemers. Zorg dat het fonds voldoet aan de voorwaarden en dat uw werknemers hier minstens de helft aan bijdragen. U kunt dit desgewenst weer vergoeden via de werkkostenregeling.

Bron: tipsenadvies.nl