De fiscaal onbelaste reiskostenvergoeding is per 1 januari 2023 verhoogd van € 0,19 naar € 0,21. Dit betekent dat ook de vaste reiskostenvergoeding mag worden verhoogd. Maar wat moet u doen als uw werknemer (langdurig) ziek is?
Vaste werkplaats. Een vaste reiskostenvergoeding is in de praktijk een handige methode om de reiskostenvergoeding van uw werknemer te bepalen. Als uw werknemer namelijk regelmatig naar een vaste werkplaats reist, mag u voor al zijn werkdagen deze reisafstand als basis nemen voor zijn reiskostenvergoeding.
Voorwaarden
Wanneer mag u zo’n vaste reiskostenvergoeding toepassen? De wettelijke regeling zegt dat een werknemer die in een kalenderjaar op ten minste 128 dagen naar een vaste werkplaats reist, een vergoeding mag ontvangen op basis van 214 dagen. Dit geldt voor vijf reisdagen. Reist een werknemer minder dagen, dan moet de vergoeding sinds 2022 naar rato worden berekend. Let op. Tot 1 januari 2022 was de coronaregeling nog van kracht. Daarbij mocht worden uitgegaan van het reispatroon van de werknemer voor de pandemie. Deze goedkeuring geldt inmiddels dus niet meer.
Voorbeeld.Stel, uw werknemer Hans werkt in 2023 twee dagen thuis en reist drie dagen naar kantoor. De enkele reisafstand is 27 kilometer. De 128-dagentoets houdt in dat Hans minimaal 128 x 3/5 = 77 dagen naar kantoor moet reizen voor een vaste vergoeding. Ervan uitgaande dat dit inderdaad het geval is, mag Hans een vaste reiskostenvergoeding op jaarbasis ontvangen van 3/5 x 214 dagen x 27 km x 2 x € 0,21 = € 1.456.Tip. Voor de thuiswerkdagen mag u Hans dan een onbelaste thuiswerkvergoeding geven van € 2,15 per dag.
Ziekte
Maar wat nu wanneer Hans ziek wordt? Op dat moment hoeft u als werkgever zijn reiskostenvergoeding niet direct stop te zetten. Als u verwacht dat Hans slechts kortdurend ziek zal zijn, mag fiscaal zijn onbelaste vaste reiskostenvergoeding gewoon worden gehandhaafd.
Langdurig. Dit wordt echter anders als Hans langere tijd afwezig is door ziekte. Een vaste reiskostenvergoeding moet dan stoppen aan het einde van de maand die volgt op de maand waarin Hans ziek is geworden. Als Hans zich dus op 15 januari 2023 ziek heeft gemeld, dan stopt zijn vaste reiskostenvergoeding eind februari 2023. Vanaf dat moment mag Hans nog wel een reiskostenvergoeding ontvangen voor zakelijke kilometers die hij aflegt met zijn privéauto, maar niet meer op basis van de 128/214-dagenregeling. Let op. Dit zijn de fiscale regels. Welke regels arbeidsrechtelijk van toepassing zijn, is afhankelijk van uw arbeidscontract met Hans en mogelijk de cao.
Werk hervatten
Gelukkig worden de meeste werknemers na verloop van tijd ook weer beter. Ook Hans kan op een gegeven moment weer aan de slag. Wat betekent dit voor zijn vaste reiskostenvergoeding?
Vaste basis. De vaste reiskostenvergoeding mag worden hervat vanaf de eerste dag die volgt op de maand waarin Hans is hersteld. Als Hans dus op 15 maart 2023 weer aan de slag gaat, dan mag zijn reiskostenvergoeding weer op vaste basis starten vanaf 1 april 2023. Voor de tussenliggende periode ontvangt Hans uiteraard wel gewoon een reiskostenvergoeding, maar dan gebaseerd op zijn daadwerkelijke reiskilometers en niet op basis van een vast patroon.
Na het einde van de maand die volgt op de maand waarin uw werknemer ziek is geworden, moet een vaste onbelaste reiskostenvergoeding worden stopgezet. Bij doorbetaling is de vergoeding belast. Zorg dat de met uw werknemer gemaakte afspraken over de vaste reiskostenvergoeding overeenkomen met de fiscale regels.
Bron: tipsenadvies.nl