Uit onderzoek blijkt dat veel werkgevers wel iets weten over een thuiswerkregeling, maar niet goed de details kennen en dat terwijl 50% van de werknemers aangeeft deels thuis te kunnen werken. Waar moet u dan op letten?
Onbelaste vergoeding
Kosten in verband met het thuiswerken. Sinds 2022 is het voor werkgevers mogelijk om thuiswerkende werknemers een onbelaste vergoeding te betalen voor de kosten die te maken hebben met het thuiswerken. Het gaat dan om kosten voor bijv. energie, verwarming, koffie en thee en het gebruik van het toilet thuis.
Hoogte. Voor 2022 ging het om een bedrag van € 2 per thuiswerkdag, voor 2023 was het bedrag € 2,15 per dag. Voor 2024 bedraagt de onbelaste thuiswerkvergoeding € 2,35.
Vrij onbekende regeling
Het ministerie heeft onlangs laten onderzoeken hoe deze nieuwe regeling wordt gebruikt in de praktijk. Uit dit onderzoek blijkt dat veel werkgevers wel iets weten over een thuiswerkregeling, maar niet goed de details kennen. Een flink deel (35%) van de kleine werkgevers (tot tien werknemers) heeft zelfs nog nooit van de regeling gehoord. Bij grote werkgevers blijkt ook één op de vijf niet bekend te zijn met deze regeling en dat terwijl 50% van de werknemers aangeeft deels thuis te kunnen werken.
Samenloopregeling
U mag een werknemer die thuiswerkt dus een vaste onbelaste vergoeding van € 2,35 (2024) per thuiswerkdag betalen. Let op. Omdat een werknemer op een thuiswerkdag niet naar zijn vaste werkplek reist, mag u voor deze dag geen onbelaste reiskostenvergoeding betalen. Dat zou dubbelop zijn. Dit mag ook niet als de werknemer een halve dag thuiswerkt en de andere helft van de dag werkt op zijn vaste werkplek. Uit het onderzoek blijkt dat maar 1/3 deel van de werkgevers deze samenloopregeling kent. Tip. Als een werknemer een deel van de dag thuiswerkt en daarna zakelijke reiskosten heeft, kunt u wel de thuiswerkvergoeding betalen en de zakelijke kilometers vergoeden tegen € 0,23 per kilometer (bedrag 2024).
128-dagenregeling
Vaak is het bedrag van de reiskostenvergoeding gebaseerd op de regel dat als de werknemer minimaal 128 dagen per jaar naar de werkplek reist, er een vergoeding betaald mag worden voor 214 dagen (de 128-dagenregeling). Deze regeling geldt ook voor de thuiswerkvergoeding.
Voorbeeld.Een werknemer die in 2024 drie dagen per week naar een vaste werkplek reist (reisafstand 20 kilometer) en twee dagen per week thuiswerkt, kan dus als vergoeding per maand krijgen:
- reiskosten: (3 / 5) x 214 dagen = 129 dagen x 40 kilometer x € 0,23 = € 1.186,80 / 12 = € 98,90;
- thuiswerken: (2 / 5) x 214 dagen = 86 dagen x € 2,35 = € 202,10 / 12 = € 16,84.
Geen dubbele vergoeding. Als u op deze manier gebruikmaakt van de 128-dagenregeling, wordt er nooit voor dezelfde dag een dubbele vergoeding betaald. Ook incidentele afwijkingen in het werkpatroon zijn dan geen probleem.
Als u nog geen gebruik maakt van de onbelaste thuiswerkvergoeding, is het de moeite waard om dat te gaan doen. Het is wel belangrijk om goed te kijken naar het voorkomen van samenloop tussen de reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer en de thuiswerkvergoeding. Gebruikmaken van de 128-dagenregeling is daarbij een goed idee.
Bron: Tips en advies